Você sabe como inicia o ciclo de vida de uma Nota Fiscal Eletrônica?

Conhecer este caminho, é essencial para que o emissor, destinatário, ou transportador do documento fiscal esteja de acordo com a legislação.

Por isso, neste artigo você vai conhecer a NF-e e o ciclo de vida do documento fiscal.

NF-e, o que é?

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é a versão digital da Nota Fiscal física. Ela serve para registrar a venda/faturamento de produtos e documentar o recolhimento de impostos.

A NF-e facilita a gestão, além de reduzir custos e tornar os processos menos burocráticos.

Mas afinal, por onde começa o ciclo de vida do documento fiscal?

Passo a passo do ciclo de vida da NF-e

Emissão da Nota Fiscal Eletrônica

O primeiro processo para o nascimento da NF-e é a sua emissão. Neste caso, quando a compra é realizada, o fornecedor deve enviar os dados da operação através de um software, esperar sua validação e registro pela Secretaria da Fazendo do estado (órgão público responsável pela arrecadação dos impostos).

Na mesma hora, a SEFAZ devolve um arquivo em formato digital (XML), representando oficialmente a Nota Fiscal.

No entanto, a Nota pode ser além de autorizada, denegada ou rejeitada pela Secretaria da Fazenda.

Autorização

A NF-e é autorizada quando todos os dados estão corretos e os emitentes e destinatários estão em dia com o fisco.

Denegada

Quando a Sefaz identifica alguma irregularidade, por parte do emitente ou destinatário, a NF-e, pode ser denegada. Existe três possibilidades para que isto ocorra: emitente em situação irregular perante o Fisco, destinatário em situação irregular perante o Fisco ou destinatário não habilitado a operar na UF.

Desta forma, depois de denegada, os arquivos da NF-e ficam gravados nos arquivos da SEFAZ e o número da Nota não poderá mais ser usado ou cancelado.

Rejeitada

Neste caso, a Sefaz também nega a autorização da Nota, mas abre diversas possibilidades para esta rejeição. Entre eles está o fato de aquela NF-e já estar denegada. Isto pode acontecer quando o número de uma NF-e denegada é utilizado. Lembra do que falamos no item anterior?

Neste caso, é possível corrigir a numeração.

Além disso, as Notas Fiscais Eletrônicas rejeitadas não ficam gravadas no sistema da SEFAZ, desta forma, é como se elas nunca tivessem existido.

Manifestação do Destinatário Eletrônico e sua função

Para evitar possíveis fraudes ou ocorrências, quando um documento é emitido contra o CNPJ ou CPF do destinatário, uma notificação é enviada, o MD-e. A partir daí é possível registrar eventos que confirmam sua participação no processo de compra.

Sendo assim, o destinatário pode confirmar a operação, apresentar o desconhecimento sobre a operação ou informar que a operação não foi realizada. 

Operações sob a NF-e

Carta de Correção Eletrônica

A CC-e é o evento utilizado em casos necessários de correção nas Notas Fiscais Eletrônicas já emitidas, como citamos anteriormente.

Evitando assim, o cancelamento desnecessário ou a emissão de notas fiscais de ajustes.

Registro de passagem

Este evento registrado pela SEFAZ informa que a NF-e passou por uma barreira fiscal e desta forma, não pode ter a Nota cancelada.

Escrituração fiscal

Todo mês é necessário fazer a escrituração e calculo fiscal das NF-e de saídas (emitidas) e de entrada (recebidas), para declaração ao Fisco. A versão eletrônica do documento veio para acelerar o processo, hoje feito através do EFD ICMS IPI, conhecido como SPED Fiscal. O sistema é utilizado para apurar os impostos como ICMS, ISS e IPI, entre outras informações de operações do contribuinte.

Veja também:

Canhoto de NF-e: Quem deve assinar?

Armazenamento da NF-e

A última etapa do ciclo, é o armazenamento da NF-e. O Ajuste SINIEF 007/05 determina que a responsabilidade deste armazenamento é exclusivamente dos contribuintes.

Tanto o emitente quanto o destinatário contribuinte devem armazenar o arquivo XML. No caso de destinatários não contribuintes, fica a seu cargo o armazenamento do DANFE da operação.

A legislação nacional estabelece um prazo de 5 anos para esta guarda, porém, não fica impedido que alguma legislação estadual estabeleça um prazo maior.

Facilitando a NF-e e o ciclo de vida do documento fiscal

Para facilitar todo o ciclo de vida da Nota Fiscal Eletrônica, você pode contar com soluções fiscais.

A NDD conta com a mais completa solução de recepção e monitoramento de documentos fiscais eletrônicos. Além de reduzir o risco de notificações e multas, proporciona mais segurança de uma escrituração fiscal eficiente.

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Agnes Samantha
Author

Analista de Comunicação

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