Impressão-Sequencial-de-Documentos

Certo dia um jovem funcionário do setor de expedição de uma grande distribuidora, já cansado de realizar todo dia o mesmo trabalho, resolveu conversar com seu supervisor:

– Antônio, disse o rapaz. Veja só, todo dia eu tenho que pegar as DANFES das NF-es impressas e juntar com os DACTES dos CT-es, para poder liberar os caminhões. Isso consome metade do meu tempo e, como a liberação dos caminhões é prioridade, eu sempre tenho que parar o que estou fazendo para realizar esta separação. Quando são poucas cargas até é fácil, mas na maioria das vezes são muitas notas e muitos CT-es

– João, respondeu o supervisor, reconheço que é bastante trabalho, mas não temos outra solução. Preciso que continue separando os documentos; e peço que tome cuidado para não colocar Notas de uma carga junto com CT-es de outra. Tenho várias reclamações de clientes que receberam documentos de outros clientes, ou uma carga sem as respectivas Notas e CT-es. 

Então João retornou ao serviço, onde já se acumulavam documentos nas impressoras para que fossem organizados. Pensou que sua iniciativa fora inútil, e pior, ele ainda foi cobrado por erros que estavam ocorrendo. “Fui com um problema para resolver e voltei com dois”, constatou ele.

Naquele mesmo dia, Antônio, o supervisor, foi chamado para uma reunião de redução de custos e melhorias processuais, onde a diretoria solicitava que todos contribuíssem com ideias para que a empresa pudesse “fazer mais com menos e evitar retrabalho.”

SOLUÇÃO PARA EVITAR O RETRABALHO

Retornando a sua mesa, ele juntou as duas situações que ocorreram no mesmo dia e, por impulso, ele começou a pesquisar se realmente não existiria uma solução que pudesse resolver os dois problemas: retirar a carga de trabalho manual do João e, com isso, reduzir custos. E não é que ele encontrou?!

Poucos dias depois ele implementou a solução de documentos eletrônicos da NDD e ela passou a imprimir, de forma sequencial, todas as NF-es, os CT-es e também o Manifesto (MDF-e) de cada carga. João agora apenas retirava os documentos já ordenados da impressora, os grampeava e entregava para o motorista que faria a viagem. Há tempos seus colegas não o viam tão contente por não precisar mais fazer aquele trabalho manual.

Antônio apresentou o projeto a diretoria explicando a redução de custo que ele trouxe, reduzindo pela metade o trabalho de João e mais 3 colegas, que agora dedicavam-se a outras atividades.

Aproveitando o excelente resultado, Antônio aprovou a compra de uma impressora com a função de grampeamento, pois a solução da NDD poderia automatizar ainda mais o processo.

Este fato ocorreu com um cliente da NDD há mais de 6 anos e desde então ele utiliza a solução que eliminou completamente a necessidade de separação de documentos. Além de sequenciar a impressão, a solução ainda comanda a impressora para grampear todos os documentos de cada carga, sejam eles NF-e, CT-e, MDF-e, Boletos ou qualquer outro documento. Desde então a empresa não teve mais reclamações dos clientes por falta de documentos; também aquela alegação de que a nota chegou mas o boleto não, feita por clientes inadimplentes, deixou de ocorrer.

E em sua empresa, existem pessoas separando (ou juntando) documentos manualmente? Que tal reduzirmos este custo e, de quebra, eliminarmos os erros desta operação?

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Formado em Administração de Empresas e Pós-graduado em Gestão Comercial pela Fundação Getúlio Vargas, atualmente é Gerente Comercial da vertical de Documentos Eletrônicos e Meios de Pagamento da NDD. Profissional dinâmico, que busca ampliar o conhecimento da equipe que lidera, visando atingir os resultados traçados. Nas horas vagas, gosta de tocar violão e confraternizar com familiares e amigos. https://br.linkedin.com/in/alceukeller

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