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Nota Fiscal Eletrônica: compliance muito além da lei!

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Recado inicial: Podemos começar essa pauta pelo caminho mais doloroso ou pelo caminho lógico em que todas as dificuldades por fim se mostram menores do que o resultado. Obviamente vamos optar pelo segundo.

Seguimos vivendo nos tempos do faroeste e você não sabia. Você está de frente para o seu arqui inimigo (traduzindo: seu concorrente) e vocês estão disputando pelo seu espaço numa terra árida, empoeirada e com recursos esgotados (traduzindo: seu mercado). O clima é de tensão pois se trata de uma questão de sobrevivência (traduzindo: sobrevivência, isso mesmo). E vocês podem optar por diferentes estratégias na hora de apertar o gatilho neste duelo. Neste momento, a cena congela.

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Você será o personagem que vence, pelo simples fato de sobreviver. Você escolheu a arma mais eficiente e mais certeira, eliminando quaisquer possíveis impedimentos no momento de atirar ou qualquer erro no momento de girar a roleta. E por que estamos falando disso?

O confronto em nome do que é certo: compliance

Porque o papo aqui é “Compliance”, ainda que você não saiba que “isto” é uma questão de sobrevivência. Do verbo em inglês, “to comply” significa “agir de acordo com uma regra”. Sendo assim, de forma simplista, quando uma empresa está em compliance, é sinal de que ela está agindo de acordo com legislação e demais regulamentos, sejam eles internos ou externos.

No contexto empresarial, estamos falando de leis, normas e regulamentos que são aplicados às organizações. Isso inclui, por exemplo, melhores práticas de gestão, transparência e confiabilidade da contabilidade, medidas de prevenção de fraudes, processos e ferramentas de segurança da informação, estratégias de recursos humanos focadas na ética, rigor fiscal, gestão de riscos, definição dos processos decisórios junto aos acionistas e equipes, etc.

Ou seja, o conceito de compliance guia a gestão para que seu planejamento e suas metas estejam alinhados com as boas práticas e valores compreendidos e compartilhados pela sociedade em que a empresa se insere. Se estivéssemos falando ainda do faroeste, estaríamos falando de respeito, hombridade, honestidade, etc.

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Uma das medidas focadas no “compliance” do seu negócio é justamente a emissão da nota fiscal eletrônica. Se hoje o mundo dos negócios já se preocupa tanto com as leis e com as questões éticas, imagine só como é o cenário brasileiro.

O Brasil possui um dos sistemas tributários mais complexos e confusos do mundo, não é mesmo? Lidar com um mercado sempre tão impactado pelos demais fatores envolvidos (política, recessão, etc) e principalmente com tanta burocracia não é um desafio ao qual todas as empresas sobrevivem.

A complexidade da gestão fiscal é, sem dúvida, um grande freio para o crescimento econômico. E se adicionarmos o fato de estarmos em compliance neste cenário brasileiro tão atribulado, como podemos garantir a sobrevivência dos corajosos empreendedores?

Um pequeno passo para um homem… um grande passo para uma gestão saudável!

A emissão das notas fiscais é crucial para garantir a idoneidade do negócio e também preservar os direitos dos clientes. Portanto, aquela primeira idéia de nota fiscal eletrônica, nascida em 2005 como parte do Sped (Sistema Público de Escrituração Digital), transformou radicalmente o rumo das iniciativas de transparência no mundo dos negócios. Da simples digitalização dos documentos ao rigor da obrigatoriedade, a nota fiscal eletrônica ganhou cada vez mais “poder” como ferramenta para o compliance.

A nota fiscal eletrônica funciona com um atestado legal que formaliza uma negociação em nome da organização.

É ela a responsável por comprovar que a empresa emissora está pagando suas tributações corretamente e está em dia com as leis do país. Sendo assim, nada mais lógico do que a emissão de nota fiscal eletrônica ser um processo obrigatório.

Através da implementação da nota fiscal eletrônica, as empresas conseguiram contabilizar o faturamento da empresa praticamente em tempo real e com informações mais acuradas. A assertividade sobre os valores faturadas impacta diretamente no planejamento do negócio, umas vez que as projeções financeiras são mais coerentes e permitem o direcionamento estratégico com base em dados históricos concretos.

Outro ponto importante é que o histórico contábil, em boa parte alimentado pelos dados das notas fiscais emitidas, é disponibilizado com agilidade e transparência, o que impacta positivamente no relacionamento com fornecedores ou investidores, por exemplo, que solicitam este tipo de informação para avaliar a “saúde” do negócio.

Do ponto de vista de bancos e até mesmo entidades do governo, o acesso às informações fiscais é crucial à avaliação de crédito a ser oferecido para um empresa que está captando recursos para expandir seu negócio, por exemplo. Estar em “compliance” transmite segurança e confiabilidade para os demais interessados em um negócio.

Um passo que mudou a vida dos clientes: transparência fiscal

Em termos bastante simplificados, a nota fiscal eletrônica empoderou os clientes e consumidores de produtos e serviços.  A NF-e é a comprovação de aquisição de algum item e hoje permite que os clientes conheçam inclusive as tributações aplicadas ao item adquirido.

E no cenário brasileiro a alta carga tributária é sim um tema sobre o qual os consumidores precisam se conscientizar, exigindo uma nova postura das lideranças para que os preços sejam mais acessíveis e as empresas possam oferecer produtos e serviços mais competitivos dentro e fora do país. Quem aí nunca ouviu falar do Impostômetro?

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Uma das primeiras ondas da transformação digital

Mais do que uma simples “expressão em alta”, a transformação digital é a melhor estratégia (e talvez a única plausível neste momento de cenário incerto) para sobrevivência no mercado do presente e do futuro, em especial para o segmento de Varejo. As terras áridas do faroeste ganharam uma cara tech, mas a competitividade e a tensão seguem tirando o sono de muitos empreendedores.

Fato é que a nota fiscal eletrônica, ainda que atrelada a um processo burocrático, iniciou o processo de digitalização do Varejo e promoveu melhorias consideráveis para a vida do contribuinte brasileiro (seja para  o empreendedor ou para o cliente).

Estamos falando de:

  • Redução de custos com impressão e envio,
  • Armazenamento dos dados em nuvem,
  • Simplificação do processo através de informações integradas,
  • Otimização do tempo,
  • Aumento da segurança dos dados,
  • Impulso para criação de novas tecnologias associadas ao processo de comercialização (desde plataformas de E-commerce até leitores de QR Code, inteligência artificial para sugestão de compras, aplicativos móveis para coleta de dados e venda, etc).

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Lembrando ainda que o impacto no setor de compras das empresas é bastante significativo pois vai além dos motivos indicados no parágrafo anterior. Para a figura do comprador, isso significou a extinção do preenchimento de notas fiscais na entrada de mercadorias, reduzindo erros de preenchimento e tempo dispensado na tarefa. Além disso, o comprador também ganhou uma certa proteção através da garantia de troca ou devolução do produto adquirido, voltando ao que falamos sobre a nota fiscal eletrônica ser uma espécie de atestado legal.

Uma vez que diferentes categorias se beneficiam do uso da nota fiscal eletrônica, a sociedade como um todo evolui rumo ao um modelo digital. O incentivo ao comércio eletrônico, a redução do consumo de papel com impactos ambientais positivos e a informatização dos negócios contribui diretamente para uma importante mudança social.

Portanto, a implementação de sistemas de gestão integrada e a incorporação dos emissores de nota fiscal eletrônica são hoje realidade em muitas empresas brasileiras, contando com a oferta de ferramentas e serviços de diferentes fornecedores do mercado.

“Cabe ao empreendedor avaliar qual software e qual hardware está alinhado com seu negócio, considerando especialmente particularidades do seu segmento de negócio.” Segundo Cléber Piçarro, CEO da Nérus.

A devida escolha destas ferramentas e serviços impacta diretamente nos resultados das empresas, garantindo não apenas compliance, mas especialmente visibilidade dos dados para a devida tomada de decisão. Um software ERP (Enterprise Resource Planning) não só automatiza algumas tarefas e integra informações, mas permite principalmente que a gestão da empresa dedique sua energia à inteligência do negócio, sem perder tempo com retrabalho e desorganização das informações.  

Portanto, entenda de vez que o faroeste ainda existe. A grande diferença é que com a transformação digital, exigindo a adoção de bons softwares e estratégias como por exemplo a aplicação de inteligência artificial no negócio, você pode se sentir como o dono do “Delorean” neste deserto, deixando para trás todos os seus concorrentes.

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Por Ana Carolina Prado

Coordenadora da Gestão do Conhecimento Nérus

Sobre a Nérus

Especializada em software de gestão de varejo, trabalhando para o sucesso de redes varejistas dos setores de Móveis e Eletro, Material de Construção, Moda e Calçados e Autopeças. Carteira de clientes com mais de 150 redes, mais de 1.500 lojas e 7.000 usuários únicos e simultâneos on line em todo o Brasil. O software Nérus garante o real comando do varejo, com a integração total entre as operações.

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NDD

A NDD é uma empresa de soluções de alta tecnologia e concentra os seus negócios em três frentes: Outsourcing de Impressão, Documentação Eletrônica e gerenciamento de frete. Há 14 anos no mercado nacional, com sede em Lages, Santa Catarina, é reconhecida como a maior empresa de softwares de impressão da América Latina. www.ndd.com.br

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