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Conciliação de cartões: como coordenar os ganhos e sanar falhas

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As vendas com o cartão de crédito ou de débito são uma prática bastante comum para qualquer tipo de negócio. Devido às comodidades e benefícios oferecidos aos consumidores, poder pagar com o cartão é condição para que muitos clientes realizem uma compra no seu estabelecimento. Para o consumidor, os cartões parecem sempre ser uma ótima opção, mas e para as empresas? Será que eles representam tantas vantagens?

Certamente, aceitar cartões de crédito ou de débito indicam maiores possibilidades de negócios, porém a empresa precisa ser organizada para administrar a demanda financeira decorrente do faturamento, bem como, as políticas de cada empresa de cartão. Aceitar essa forma de pagamento acarreta em diversos custos e taxas para o seu negócio, por isso, é preciso ser estratégico para lidar com ela no dia a dia.

Algumas empresas acabam contratando um profissional específico para fazer o gerenciamento do faturamento, denominado de conciliador de cartões. Porém, além de estar sujeito a falhas, esse tipo de controle costuma ser caro em razão do próprio custo da mão de obra. No post de hoje vamos falar sobre a automatização desse processo, diminuindo os riscos financeiros para a sua empresa. Acompanhe!

Os problemas e falhas na conciliação com cartões

conciliador de cartões é um profissional que reúne todos os dados gerados pelas vendas feitas com cartão. Esse colaborador verifica a integridade das informações entre as declarações dos extratos das operadoras de cartão de crédito, débito e outros relacionados a registros financeiros da empresa.

Isso é necessário para que se verifique se as entradas financeiras das operadoras de cartões estão de acordo com as taxas cobradas, número de parcelas e se estão sendo depositadas no prazo, etc. Caso haja diferença, a empresa precisa tomar medidas para a correção dos valores.

Um conciliador de cartões lida com uma série de problemas que não se resumem apenas à divergência de valores creditados. Algumas empresas necessitam fazer antecipação desses valores e acabam se perdendo. Muitas vezes, quando as bandeiras são diversas, pode haver uma confusão com relação à aplicação das taxas. E, por fim, caso esses dados estejam incorretos e o conciliador de cartões não perceba, também pode acarretar em problemas para o financeiro da empresa e para o setor fiscal.

As vendas parceladas em vezes no cartão de crédito, requerem um cuidado ainda mais especial do profissional responsável por conferir os dados de vendas no cartão. Esse profissional deve atentar-se principalmente à questão dos cancelamentos e também sobre os recebíveis que a operadora repassará de acordo com a condição em que a venda foi realizada. Por exemplo: como calcular o custo de um produto, recebido em 10 vezes? O valor de custo desse produto deverá ser equivalente ao custo operacional que essa compra gerou junto à operadora de cartão. Você sabe qual este custo?

Há ainda situações variantes na questão do fluxo de caixa, algo bastante comum na parte das antecipações. O seu acordo com a operadora de cartões é válido em rendimentos para gerar uma antecipação? E o seu comprometimento com o fluxo de caixa?

A antecipação pode ocorrer e pegar de surpresa as empresas, e no momento esperado do débito da conta no fluxo de caixa, apresentar um déficit inesperado gerando retrabalho de apelar ao antigo fluxo para conseguir conciliar os valores antecipados.

Reconciliação

A reconciliação com os cartões normalmente é realizada pela empresa quando as declarações são recebidas ou quando existe o fechamento do período financeiro. Caso sejam encontradas divergências, primeiro é necessário identificar o problema e depois realizar as ações corretivas. Vale destacar que muitas ações estão sujeitas a regras específicas relacionadas às taxas. Se uma empresa trabalha com várias bandeiras, por exemplo, a complexidade desse tipo de gerenciamento e as chances de erros são ainda maiores.

Um caso bastante comum envolve, por exemplo, a negociação de taxas por um determinado período junto à operadora de cartões. Finalizado o período, é normal que ela volte a ser cobrada integralmente, o que aumenta os custos, especialmente se esse reajuste não estiver programado dentro do orçamento.

Soluções para conciliação

Em termos de conciliação de cartão de crédito, os softwares são uma excelente ferramenta na medida em que proporcionam automatização do processo e consequentemente agilizam o trabalho, geram maior confiabilidade nos dados, diminuem erros, custos e aumentam a segurança.

Um software, como o Conciliador Web, é capaz de identificar de forma rápida as incoerências no sistema, acelerando os processos de estorno e correções de falhas na operação. Para entender mais sobre as facilidades aplicadas para esse software, acompanhe o Webinar que realizamos aqui.

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Você já teve problemas com a conciliação de cartões? Como sua empresa administra o faturamento de cartões de crédito e débito? Deixe seus comentários abaixo e compartilhe sua experiência!

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